Handläggningsrutin
Uppdaterad
Kortfattad beskrivning över hur ärenden ska hanteras.
Allmänna ärenden
| Instämpling av inkomna handlingar | Ankomststämpel av postansvarig. För närvarande ekonomiavdelningen. |
| Inkommande via e-tjänster | E-postas till kundservice.teknik@arvika.se. Vidarebefordras till ansvarig mottagare som tilldelar handläggare. Handläggare ska alltid tilldelas för att det ska framgå vem som handlägger ärendet. |
| Handläggning av ansökningar | Ansökningar kan vara muntliga. Vid ansökan via e-post, skicka länk till e-tjänst om e-tjänst finns. Om ansökan kommit in via e-tjänst, skickas skriftligt svar till kunden. Retroaktiv ansökan godtas inte, men får gälla från kundens första kontakt med kundservice. Kunden ska skriftligt eller muntligt informeras om avgifter t ex för indragning av kärl. |
| Ansökan för delägd fastighet. | En fastighetsägare kan företräda övriga fastighetsägare och är då den enda som får besked skickat till sig. |
| Ägarbyte | Vid ägarbyte bostadsrätt eller hus/villa, ska efterföljande kund ska alltid läggas upp i samband med ägarbytet. Ägarbyte tas emot bl a via telefon och e-post. |
| Handläggningstid | Max två veckor. |
| Digitala flöden mellan kund och kundservice | Handlingar utan känsliga eller extra skyddsvärda personuppgifter får e-postas exempelvis e-post där namn och fastighetsbeteckning framgår. Be gärna kunden e-posta först, för att säkerställa att rätt adress finns. |
| Mallar för skriftliga svar/besked till kund | Ett antal mallar finns. BFU: Dela sopkärl, uppehåll hämtning. Teams: Påtvingat abonnemang, matinsamling. I BFU fyller man vid uppehåll i manuellt mellan vilka datum dispensen gäller. Vid två eller flera ägare, kan svar/brev ställas till samtliga, men det räcker normalt att adressera brevet till den som ansökt. |
| Fakturering | Renhållning faktureras i efterskott. Löpande fakturering helårsabonnemang 6 ggr/år alt 12 ggr/år om det efterfrågas. Grundavgift vid uppehåll från hämtning faktureras i januari året efter. Fritidsabonnemang faktureras en gång, i november. |
| Arkivering och gallringsrutiner | Scanna besked om t ex dispens och spara i BFU. |
| Abonnemang | |
| Sommarabonnemang | Vecka 18 - 39 |
| Vinterabonnemang | Vecka 45 - 13 |
| Abonnemang för föreningar | Fotbollsföreningar etc. räknas avgiftsmässigt som verksamhet. Men de får lämna avfall gratis på ÅVC, då det klassas som "privat". |
| Byte av abonnemang pga dåligt sorterat, överfullt kärl, dammande avfall eller annan brist. | Två brev med information för rättelse skickas ut. Där efter ett tredje brev med information om kärlbyte, brevmall "Påförande abonnemang". Order om kärlbyte skickas utifrån angivna datum i det tredje brevet. |
| Sommarabonnemang för fastighet där kund är folkbokförd. | Går på kundens önskemål och sommarabonnemang beviljas dvs utreder inte faktisk bostad. |
| Införande av ny slamanläggning efter tillstånd | Anläggningen registreras av Kundservice. När anläggningen är färdigställd efter tillstånd om byggnation så läggs den in i körtur och utförare tömmer anläggningen efter behov och intervall. Miljöstaben kontaktar kunden om beslut. Kundservice förvarar en kopia på beslut |
| Abonnemang saknas på bebyggd fastighet (bostad eller verksamhet) | Abonnemang ska påföras. Brevmall Eda respektive brevmall Arvika, med information om påförande av abonnemang, med möjlighet till val av abonnemang finns på Teams. |
Gemensam avfallsbehållare (en eller två närliggande fastigheter)
| Gemensamt | Eda | Arvika | Övriga kommentarer |
| Delad fastighetsgräns, gemensam infartsväg eller liknande. | Tunnan får inte bli överfull eller för tung etc. i enlighet med föreskrifterna. | Tunnan får inte bli överfull eller för tung etc. i enlighet med föreskrifterna. | |
| Kund som äger två fastigheter inom Eda kommun, kan låta fastigheterna dela kärl oberoende av avstånd. Ägarna ska vara de samma för båda fastigheterna. | Inte möjligt. |
Gemensam avfallsbehållare (tre eller fler närliggande fastigheter)
(Både Arvika och Eda)
Gemensamhetsanläggning för tre eller fler närliggande fastigheter inom ett begränsat område. Vid gemensamhetsanläggning för kärl- och säckavfall utgår avgift enligt kommunens renhållningstaxa.
Förutsättningen för detta är att det finns en juridisk person som ansvarar för skötsel av platsen och är fakturamottagare. Varje fastighet som delar avfallsbehållare betalar en fast avgift (grundavgift). Den rörliga avgiften (hämtningsavgiften) och eventuella tilläggsavgifter debiteras den juridiska personen som är fakturamottagare.
Befrielse
| Gemensamt | Eda | Arvika | Övriga kommentarer | |
| Obeboelig fastighet | ||||
| Bostad som enligt kunden är så förfallen att den är obeboelig. | Totalbefrielse från kommunal renhållning och VA. Kundservice samråder med teknisk stab som bistår med utredning vid behov. Det ska kontrolleras om ansökan är trovärdig t ex kontakt med sophämtare, samtal med kund, kontroll av om någon är skriven på fastigheten etc. Möjligt att be om bilder om detta inte bifogats i ansökan. Slamtömning ska upphöra. Klassas fastigheten som obeboelig, räknas fastigheten som obebyggd enligt VA-taxan och även brukningsavgift VA-ska tas bort. Kunden ska informeras om att samtliga renhållningstjänster samt kommunalt VA, upphör. | Miljöstaben | ||
| Obeboelig pga. standard. Byggnad har varken har fast tillagningsmöjlighet eller framdragen el samt inte är avsedd för övernattning) | Totalbefrielse från kommunal renhållning. Avsedd för t ex skjul, mycket enkla jaktkojor och dylikt. Utredning som för förfallen obeboelig fastighet ovan. | Miljöstaben | ||
| Komplementbyggnad i anslutning till bostadshus med kommunal renhållning. | Totalbefrielse från kommunal renhållning oberoende av om komplementbyggnaden ligger på annan fastighet eller inte. Utredning som för förfallen obeboelig fastighet ovan. | Miljöstaben | ||
| Om obeboelig fastighet avslås | Saknas grund för beviljad ansökan, ska teknisk stab ta fram förslag till beslut om avslag, som lämnas till Eda kommun samhällsbyggnad. Eda kommun skickar beslutet om avslag till kund. | Miljöstaben | ||
| Besked till kund och diarieföring mm | Kunden meddelas muntligt eller via e-post att fastigheten totalbefrias från kommunal renhållning och VA. Notering görs i BFU. Vid kommunalt VA, meddela driftchef VA/gata i Eda, att vattnet till fastigheten ska stängas. | Miljöstaben | ||
| Total befrielse från kommunal renhållning | ||||
| Kund önskar totalbefrielse från renhållning (ingen grundavgift eller hämtavgift) med hänvisning till att inget avfall uppstår eller eget omhändertagande. | Miljö- och byggavdelningen. | Miljöstaben | Gäller vanligtvis fall när kunden anser att fastigheten inte behöver någon kommunal renhållning. Det berörda lagrummet i miljöbalken, är riktat mot eget omhändertagande och om kunden hänvisar till att inget avfall uppkommer, ger det en juridisk svårighet för tillsynsmyndigheten att handlägga ärendet och dialog med kundservice och/eller teknisk stab kan behövas. |
Slam
| Slam | Gemensamt | Eda | Arvika | Övriga kommentarer |
| Slamtömningsintervall | Tömning av andra små avloppsanläggningar inklusive minireningsverk vid permanentbostad, fritidshus och verksamheter sker minst en gång per år. | Vid längre tömningsintervall än varje år, handläggs detta av Miljö- och byggavdelningen. Gäller både fritidshus och permanentboende. | Vid längre tömningsintervall än varje år, handläggs detta av Miljöstaben. Gäller både fritidshus och permanentboende. | |
| Ändrat slamtömningsintervall | Miljö- och byggavdelningen | Miljöstaben | ||
| Uppehåll slamtömning | Uppehåll i slamtömning följer alltid uppehåll från sophämtning. Vid uppehåll från sophämtning ett år eller mer, tas slamtömning bort. Uppehåll från slamtömning, men inte sophämtning, godkänns inte. Uppehåll kan medges för två år. Om förlängning av uppehåll önskas ska renhållaren kontaktas senast 6 veckor innan uppehåll löper ut. Sluttömning ska alltid göras inför uppehåll. | Signal om ny beslutsväg, via samhällsbyggnad, vid längre uppehåll. Håller på att kollas upp. | Långa uppehåll Carina Wilke??? (Eda kommun) Ta kontakt med Carina Nygren (Arvika kommun) | |
| Debitering av akut tömning | Övrig slamtömning under punkt 3 plus tilläggsavgift för extra tömning enligt punkt 3.2 i renhållningstaxan. Exempel taxa 2022, slambrunn 2 m3: 1st övrig slamtömning 1077 kr Extra tömning 2* 426 kr/m3 Summa 2411 kr inkl moms | Punkt 3.2 i renhållningstaxan. En slamtömning plus akuttillägg extra hämtning, kr/h. Normalt läggs en timme på. | ||
| Timtid slamtömning | Kundservice ska godkänna att chauffören lägger på timtid. | Kundservice ska godkänna att chauffören lägger på timtid? | ||
| Tömning av fettavskiljare | Mellan kund och entreprenör. Organiseras inte av renhållaren i dagsläget. | |||
| Inför installation av fettavskiljare | Två e-tjänster, en för bedömning av behov och en för anmälan av fettavskiljare. | Inom VA-område, vidarebefordra till VA-chef som tar hjälp av teknisk stab. Utanför VA-område, miljö- och bygg. | Inom VA-område, vidarebefordra till VA-chef som tar hjälp av teknisk stab. Utanför VA-område, Miljöstaben. | |
| Ändrat slamtömningsintervall fettavskiljare | Eventuella frågor inom VA-område, VA-chef. Utanför VA-område, miljöstaben. | Eventuella frågor inom VA-område, VA-chef. Utanför VA-område, miljöstaben. | Förekommer i princip inte pga. tömning sköts mellan kund och entreprenör. |
Uppehåll
| Uppehåll | Gemensamt | Eda | Arvika | Övriga kommentarer |
| Ansökan om uppehåll eller ansökan om förlängt uppehåll | Ansökan kan inte göras i efterhand. Om ansökan inkommer via e-post, svara med länk till e-tjänsten. Om det gäller förlängning, räcker inkommen e-post om det framgår hur lång förlängning som önskas. Vid ansökan om förlängning ska kunden höra av sig minst sex veckor innan uppehållet tar slut, i annat fall kan kärl hinna ställas ut. | I särskilda fall kan retroaktiv dispens övervägas, skedde bl a under Covid. | ||
| Skäl till tidsbegränsat uppehåll. | Fastigheten ska vara outnyttjad. Särskilda skäl t ex utlandsvistelse, ägaren på äldreboende och boende på annan plats, ärvt och inväntar försäljning, enbart tillsyn pga. tidsbrist etc. Det kunden anger gäller dvs normalt sett ingen utredning. Finns kännedom om något som gör att ansökan inte borde beviljas, ta kontakt med teknisk stab för utredning. | Uppehåll som rullar på, behöver fångas upp, men ingen strategi för detta är ännu beslutat. | ||
| Upphållsperiod | Uppehåll beviljas enligt kundens önskemål inom de intervall som anges för respektive kommun, se intilliggande kolumner. | Minst 3 månader permanenthushåll, hel säsong för fritidsboende. Uppehåll i hämtning av kommunalt avfall och avfall under kommunalt ansvar kan medges för 2 år. | Minst 3 månader permanenthushåll, hel säsong för fritidsboende. Som längst 3 år. OBS! Fritidskund som kräver det, har rätt att få uppehåll för fem månader vid fritidsboende pga skrivningen 5 månader är kvar i föreskrifterna även om en hel säsong nu är 6 månader. Uppehåll i hämtning av kommunalt avfall och avfall under kommunalt ansvar kan medges för 2 år. | |
| Slamtömning upphör vid långa uppehåll från sophämtning | Vid uppehåll på ett år eller mer ska även slamtömning upphöra. Kunden ska informeras om detta. Sluttömning ska ske innan uppehåll. | |||
| Grundavgiftens nivå | Styrs av det abonnemang som innehas vid ansökan. Tar kunden intiativ till att först byta abonnemang, är det ok. Även under ett pågående uppehåll, kan kunden höra av sig och ändra abonnemang. | |||
| Indragning av kärl | Vid uppehåll längre än tre månader eller annan anledning till indragning av kärl, lämnar kundservice order att kärl ska hämtas in. | OBS! Ändreas när/om chaufför via tagg kan välja bort tömning av kärl med uppehåll. | ||
| Uppehåll för fastighet där kund är folkbokförd. | Uppehåll beviljas dvs ingen utredning om det inte finns kännedom eller inkommer uppgifter om att fastigheten är bebodd t ex från chaufför. | |||
| Inför upphållsperiodens slut | Information om gällande tider ska lämnas vid beviljande av uppehållet. Mall för skrifligt besked finns i BFUS. Upprepad information behöver inte skickas ut inför att uppehåll är på väg att löpa ut. | |||
| Utställning av kärl när uppehåll går ut. | Kärl ställs ut inför att uppehållet tar slut, om kunde inte ansökt om förlängning. | |||
| Fastighet där det uppmärksammats att den utnyttjas under pågående uppehåll. | Kundservice får kännedom om att fastigheten är bebodd (vanligtvis från chaufför) | Abonnemang ska påföras: Brevmall Eda respektive brevmall Arvika, med information om påförande av abonnemang, med möjlighet till val av abonnemang. Mallarna finns på Teams. Motsätter sig kunden återupptagen sophämtning, ska uppehållet inte avbrytas och ärendet lämnas över till miljöstaben i Arvika, respektive samhällsbyggnad i Eda. För Edas del tas kontakt först med teknisk stab, som tar fram förslag till beslut åt samhällsbyggnad. | ||
| Fastighet som uppnått maximalt uppehåll (3 år) | Nytt uppehåll kan sökas i dagsläget. Ska ses över. | Uppehåll som rullar på, behöver fångas upp, men ingen strategi för detta är ännu beslutat. |