Nedan följer Arvika kommuns massmediapolicy. Om media kontaktar kundservice och vi känner oss osäkra på vem vi ska skicka frågan vidare till är det enklast att skicka vidare till chef. I andra hand till VD eller avdelningschef som frågan hör till.

Arvika kommuns - massmediapolicy

Inledning och syfte

Massmedia spelar en viktig roll i den kommunala demokratin, inte bara som förmedlare av information utan även som opinionsbildare och kritiska granskare av den kommunala verksamheten.

Massmedia utgör en viktig kanal för vår kommunikation kring bland annat politiska förslag och beslut, händelser och aktiviteter liksom kommuninvånarens rättigheter, skyldigheter och möjligheter.

Genom massmedia kan kommunen förklara och öka förståelsen för det kommunala arbetet – varje kontakt med media är en möjlighet att påverka bilden av kommunen i positiv riktning.

Det ligger därför i kommunkoncernens - och ytterst i kommuninvånarens - intresse att aktivt arbeta för goda relationer med massmedia.

Förhållningssätt

I arbetet med massmedierelationer ska målet vara att vi själva ska ta initiativet till kontakter med massmedia. Därmed bidrar vi till att information når ut snabbare och risken minskar för missförstånd och felaktigheter i komplicerade frågor och händelseförlopp.

I kontakterna med massmedia ska vi se till att media får tillgång till korrekt och saklig information. Öppenhet, tillgänglighet och snabb respons när massmedia kontaktar kommunen, borgar för att korrekta faktauppgifter kommer fram.

Vi möter media på ett professionellt sätt. Det innebär bland annat att vi ger media tillgång till vår information på lika villkor - men om enskild redaktion arbetar med ett eget artikeluppslag avslöjar vi inte detta för konkurrenterna.

Om verksamhet eller enskild medarbetare blir utsatt för kritik i media bör en prövning snabbt göras om ett bemötande är lämpligt.

De två mediegrundlagarna ”Tryckfrihetsförordningen” och ”Yttrandefrihetsgrundlagen” är våra utgångspunkter för arbete gentemot massmedia. I övrigt ska de lagar och avtal som är tillämpliga inom området följas.

Riktlinjer för praktisk hantering av bland annat presskonferenser, pressmeddelanden, utskick av pressmaterial finns på intranätet.

Ansvar vid mediakontakter

Huvudansvar för kommunkoncernens officiella kontakter med media fördelas på följande sätt:

• För massmediekontakter som rör Kommunfullmäktige, Kommunstyrelsen, andra nämnder/styrelser avseende politisk inriktning och beslut, ansvarar respektive ordförande.
• För massmediekontakter som avser kommunövergripande frågor, ansvarar Kommunstyrelsens ordförande och kommundirektören.
• För massmediekontakter på verksamhetsövergripande nivå ansvarar berörd utskottsordförande och verksamhetschef.
• För massmediakontakter som rör bolagens verksamhet svarar respektive bolags vd och/eller styrelseordförande.

I övrigt ska den som ansvarar för ett ärende också anses vara den som är bäst lämpad att ha kontakten med media.

Ingen anställd är skyldig att uttala sig för massmedia, utan kan hänskjuta frågan till närmaste chef.

Varje enskild arbetsenhet kan kalla till presskonferens eller skicka pressmeddelanden på eget initiativ, förutsatt att rutinen för detta följs. Information ska alltid kommuniceras internt i organisationen, innan informationen förs ut externt.

Alla anställda och förtroendevalda har rätt att uttala sig för media, såvida inte sekretess eller undantag från meddelarfrihet gäller. Medarbetare som uttalar sig i kommunens angelägenheter som företrädare för Arvika kommun bör dock skilja på privata åsikter och de åsikter som förs fram för kommunens räkning.

Det så kallade anonymitetsskyddet innebär att man också har rätt att lämna tips till massmedia anonymt.

Efterforskningar av anställdas kontakter med massmedia får inte förekomma (efterforskningsförbudet).

Meddelarfrihet gäller inte VD och styrelse i kommunalt bolag.

Ansvar och uppföljning

Kommunfullmäktige fastställer Massmediapolicyn.

Kommunledningsstabens Kommunikationsfunktion ansvarar för Massmediapolicyn, liksom för att praktiska riktlinjer för arbete gentemot massmedia löpande uppdateras på intranätet. Kommunikationsfunktionen är stödjande resurs i mediafrågor.